Prehľad úložných boxov na dokumenty: typy, ceny, výhody a nevýhody

Úložné boxy na dokumenty pomáhajú vyriešiť niekoľko problémov naraz. Umožňujú vám ušetriť miesto v izbe – objemné stohy papierov vám nebudú zaberať miesto na pracovnej ploche alebo v skrini.

Potrebné dokumenty možno ľahko nájsť v špeciálne určenom a označenom úložnom priestore. To šetrí čas a rieši problém chaoticky rozhádzaných listov papiera.

Ostáva už len vybrať požadovaný typ schránky na uloženie dokumentov.

Prečo a na aké účely sú potrebné?

Úložné boxy na dokumenty vykonávať niekoľko funkcií naraz:

• organizovanie pohodlného archivačného systému - potrebné dokumenty nájdete čo najrýchlejšie;
• úspora miesta - vďaka svojej kompaktnosti zaberajú boxy minimálny priestor;
• ochrana papierov pred mechanickým poškodením, prachom a slnečným žiarením;
• pomoc pri preprave dokumentov z jedného miesta na druhé, napríklad pri sťahovaní kancelárie.

Výhody a nevýhody

Krabice na skladovanie papierov majú zjavné významné výhody:

1. Kompaktnosť. Krabice môžu byť umiestnené na poličke v rade, stohované a niektoré odrody môžu byť zostavené do úhľadnej konštrukcie.
2. Jednoduchosť použitia. Označené úložné boxy eliminujú potrebu chaotického hľadania potrebných dokumentov.

   Na želanie si môžete objednať box individuálnych veľkostí podľa potrieb priestorov.

   Tieto úložiská je možné inštalovať horizontálne alebo vertikálne - potrebné papiere je vhodné získať z akejkoľvek pozície.

3. Trvanlivosť a spoľahlivosť. Špeciálna konštrukcia skladovania papiera im neumožňuje deformovať sa pod váhou iných škatúľ.

Druhy

Najčastejšími úložnými priestormi na dokumenty sú archívne boxy a kovové boxy so zámkom.

Archívne krabice

Rôzne dizajnom a tvarom. Klasická archivačná krabica je vyrobená z viazacej lepenky. Má výrezy na ruky, vďaka čomu sa tento úložný priestor pohodlne prenáša. Niektoré majú špeciálne označenia pre súpis dokumentov uložených vo vnútri.

Pri výrobe archívnych krabíc sa používa aj plastový alebo vinylový náter imitujúci kožu. Odrody týchto produktov sa môžu líšiť v závislosti od typu papiera, ktorý je v nich uložený. Existujú také boxy:

1. Vertikálne. Tieto samostatne zmontované boxy sú vyrobené z vlnitej lepenky s prídavkom plastu alebo vinyl vinylu. Dokumenty veľkosti A4 ukladajú vo zvislej polohe. Tento typ archívnych škatúľ sa zvyčajne nazýva malé. Sú vybavené odklápacím vekom, viazačkami alebo suchým zipsom.
2. Horizontálne. Univerzálny box, ktorý sa hodí takmer do každej kancelárie či archívu. Môžete do nej umiestniť nielen papiere, ale aj akékoľvek iné veci, napríklad kancelárske potreby. Tieto úložné jednotky sú vybavené štrbinami pre rukoväte a veko môže byť odnímateľné alebo sklopné.
3. Trubica. Valcová škatuľka slúžiaca na umiestnenie dôležitých papierov zvinutých do rolky.Rúry sa používajú na prepravu a skladovanie náčrtov alebo výkresov.

Železná nádoba

Toto zariadenie je akýmsi trezorom na dokumenty. Umožňuje pohodlné ukladanie dôležitých dokumentov v kancelárii aj doma.

Železné klenby sa dodávajú v rôznych veľkostiach: od miniatúrnych boxov až po plnohodnotné skrinky s niekoľkými policami.

Všetky sú ale vybavené špeciálnym zámkom, ktorý chráni obsah trezoru pred zvedavými pohľadmi.

Doplnkové systémy

Tieto zariadenia možno len ťažko nazvať plnohodnotnými schránkami, no často sa využívajú aj ako úložisko dokumentov.

Usporiadateľské stojany

Jeden z najjednoduchších a najúspornejších spôsobov skladovania dôležitých dokumentov doma aj v kancelárii.. Organizérové ​​stojany sú vhodné na vyplnenie otvorených políc aj uzavretých skriniek. Plusy: otvorená časť úložiska - ľahko uvidíte priečinok s papiermi, ktoré potrebujete. Na organizér môžete nalepiť aj štítok.

Korešpondenčné podnosy

Tento úhľadný doplnok na ukladanie aktuálnej korešpondencie a papierov dokonale zapadne do interiéru vášho domova či kancelárie. Vyzerá organicky na stole alebo otvorených poličkách.

Priečinky súborov

Môžu obsahovať dokumenty rôzneho obsahu a formátov. Priečinky súborov poskytujú rýchly prístup k obsahu. Takéto úložné zariadenia sú veľmi vhodné na udržiavanie databázy klientov a vytváranie súborov kariet.

Existujú dva hlavné typy priečinkov súborov:

1. Na prezentáciu. Vyzerajú veľmi reprezentatívne, vyrobené z kvalitnej kože alebo plastu. Používajú sa v procese prezentácie produktov alebo obchodných rokovaní.
2. Registrátori. Vyrobené z plastu alebo veľmi hrubého kartónu. Tieto priečinky sa používajú na priame ukladanie dokumentov.

Náklady na produkty

Ceny za uloženie dokumentov sa líšia v závislosti od typu produktu:

• podnosy na korešpondenciu - 500 - 1 500 rubľov;
• zložky súborov - 50-200 rubľov;
• organizérové ​​stojany - 100-200 rubľov, rekordéry, 300-500 - priečinky na prezentácie;
• archívne krabice - 50-500 rubľov;
• kovové trezory - 5 000 - 20 000 rubľov.

Odporúčania pre výber

Pred zakúpením tohto alebo toho zariadenia na ukladanie dôležitých dokumentov je užitočné zvážiť niekoľko bodov:

1. Materiál produktu. Kartón, kov, plast alebo železo - typ úložného priestoru je vhodné zvoliť pre konkrétny interiér miestnosti.
2. Frekvencia pohybu dokumentu. Ak je potrebné často vyberať papiere uložené v škatuli alebo organizéri, je lepšie kúpiť ľahký výrobok. Poslúži stojan na organizér, šanón alebo malá archívna krabička z plastu či kartónu. Veľké archívne boxy alebo kovové trezory sú vhodné na uloženie archívov a inej dokumentácie, ktorá si nevyžaduje časté prezeranie.
3. Objem uložených dokumentov. Na uloženie aktuálnej korešpondencie a dokumentov, ktoré sú následne zničené, stačí získať viacúrovňový zásobník. Stojan organizéra a priečinok na spisy sú vhodné na ukladanie dokumentov, ale tieto zariadenia pojmú len určitý počet. Na uloženie veľkého objemu papierov sú vhodné archívne boxy a železné boxy s niekoľkými policami.
4. Dôvernosť. Cenné papiere, ktoré môže vidieť len ich majiteľ alebo šéf firmy, je najlepšie uložiť do trezoru alebo puzdra so zámkom.Pre dokumenty, ktoré sú voľne prístupné, sú vhodné všetky ostatné typy ukladania.

Ako sa dá použiť?

Hlavnou funkciou týchto produktov je organizovať a prepravovať dokumenty. ale môžu byť použité na iné účely, než na ktoré sú určené, na ukladanie a presúvanie nasledujúcich položiek:

• kancelárie;
• čítané časopisy alebo knihy;
• detské hračky;
• sezónne oblečenie.

Video k téme článku

Ako si vyrobiť organizér na ukladanie dokumentov vlastnými rukami, video pokyny:

Záver

Úložné boxy na dokumenty sú praktickým zariadením na organizovanie dôležitých dokumentov doma aj v kancelárii. Takýchto úložných priestorov je veľa druhov – od stojana na organizér až po masívny železný trezor so zámkom. Pri výbere škatule sa treba zamerať na objem uložených papierov, hmotnosť produktu a dobu skladovania obsahu.